Com a complexidade das regras fiscais no Brasil e América Latina, as empresas enfrentam grandes desafios para manter a conformidade tributária. A gestão eficiente do cálculo de impostos, emissão e captura de notas fiscais, apuração e entrega de obrigações fiscais é essencial para evitar erros e sanções. Nesse cenário, a implementação de uma plataforma de compliance tributário se torna uma solução estratégica para automatizar processos e garantir que a empresa esteja sempre em dia com suas responsabilidades.
Mas por onde começar? Quais pontos são essenciais para garantir que sua empresa consiga gerenciar as exigências fiscais de forma eficiente? Vamos explorar as etapas mais importantes de uma implementação bem-sucedida, passando desde o cálculo de impostos até a integração com sistemas ERP, abordando ainda a emissão e captura de notas fiscais e o pagamento de tributos. Com esses pilares bem estruturados, sua empresa estará pronta para enfrentar os desafios tributários com mais segurança e agilidade.
1. Cálculo de Impostos de Venda, Compra e Logística
O ponto de partida para um bom compliance tributário é garantir que o cálculo de impostos seja feito de forma precisa em todas as transações. Uma plataforma robusta deve automatizar o cálculo de impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS, levando em conta as variáveis de cada estado e as particularidades do regime tributário da empresa.
Esse cálculo precisa ser ajustado tanto para operações de venda e compra quanto para a logística, garantindo que tributos incidentes em fretes e outras movimentações também estejam corretos. A automação reduz o risco de erros manuais e facilita a atualização de alíquotas conforme as mudanças na legislação.
2. Emissão de Notas Fiscais com Integração Completa
A emissão de notas fiscais é uma das áreas mais críticas da gestão fiscal. Para garantir conformidade, a plataforma de compliance tributário deve emitir tanto notas fiscais eletrônicas (NF-e) quanto notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS-e). A capacidade de emitir NFS-e, em particular, exige integração direta com prefeituras municipais, já que cada cidade tem suas próprias regras e sistemas para a emissão de notas de serviços.
Para empresas que atuam em diferentes municípios, essa integração é essencial, pois automatiza a emissão e transmissão das NFS-e de acordo com as exigências de cada localidade. Isso elimina erros, garante a conformidade municipal e facilita a organização fiscal da empresa em relação aos serviços prestados, sem sobrecarregar a equipe com tarefas manuais.
3. Captura de Notas Fiscais
Capturar e registrar corretamente todas as notas fiscais de entrada é fundamental para manter a conformidade e controlar adequadamente os créditos tributários. A plataforma de compliance deve ser capaz de capturar automaticamente essas notas diretamente da SEFAZ e também de prefeituras, garantindo que todas as notas emitidas contra a sua empresa sejam corretamente processadas e registradas.
Esse recurso é essencial para evitar omissões no registro das operações e também para garantir que todos os documentos fiscais estejam disponíveis para auditorias e fiscalizações. Com a captura automática, sua empresa terá um controle mais preciso sobre os documentos recebidos e maior agilidade no processo de conferência.
4. Apuração de Obrigações Principais
A apuração correta dos tributos é um dos passos mais importantes no compliance tributário. A plataforma deve apurar automaticamente os impostos devidos, como ICMS, ISS e IPI, com base nas transações realizadas. Esse processo evita erros no cálculo dos valores a pagar, garantindo que a empresa não pague mais do que deve ou, pior, menos, o que pode gerar multas e penalidades.
Além disso, a plataforma deve fornecer relatórios claros e detalhados, que permitam a conferência desses valores antes de proceder ao pagamento. Isso dá à equipe fiscal maior controle sobre os números e mais segurança no cumprimento das obrigações fiscais.
5. Pagamento de Impostos
Após a apuração dos tributos, a plataforma de compliance tributário deve facilitar o pagamento dos impostos. Isso pode ser feito por meio da geração automática das guias de recolhimento, como DARFs e GNREs, que já estarão prontas para pagamento dentro do prazo legal.
A integração com sistemas bancários ou soluções de pagamento também é uma vantagem, pois garante que os tributos sejam pagos rapidamente, sem risco de erros ou atrasos que possam gerar multas. Com essa funcionalidade, a gestão fiscal da empresa fica mais eficiente e automatizada.
6. Montagem de Obrigações Acessórias
As obrigações acessórias são um ponto de atenção crucial para empresas que precisam enviar regularmente informações fiscais aos órgãos reguladores. A plataforma de compliance tributário deve ser capaz de montar automaticamente arquivos como SPED Fiscal, EFD Contribuições e DCTF, extraindo os dados necessários diretamente das operações registradas e formatando-os de acordo com os layouts exigidos pela Receita Federal e pelos fiscos estaduais.
Automatizar a montagem dessas obrigações reduz significativamente o tempo gasto na preparação desses documentos e minimiza o risco de erros, garantindo que as informações prestadas estejam em conformidade com a legislação.
7. Entrega de Obrigações Acessórias
A entrega das obrigações acessórias também deve ser gerida pela plataforma de compliance tributário, que deve garantir a transmissão correta dos arquivos aos órgãos competentes, como a Receita Federal e SEFAZ, dentro dos prazos estabelecidos. O acompanhamento do status da entrega em tempo real é um diferencial que permite maior controle e segurança no processo, evitando problemas como arquivos rejeitados ou enviados fora do prazo.
8. Integração da plataforma de compliance tributário com o ERP
Por fim, uma das características mais importantes de uma plataforma de compliance tributário é sua integração com o ERP da empresa. O ERP centraliza todas as informações financeiras, contábeis e fiscais, sendo essencial para a gestão do negócio. A plataforma de compliance deve se conectar ao ERP de forma fluida, permitindo que as informações sejam sincronizadas em tempo real, evitando duplicidade de dados e reduzindo a necessidade de retrabalho.
Com essa integração, os dados circulam entre os sistemas de maneira automatizada, facilitando a apuração de tributos, emissão de notas fiscais e a montagem de obrigações acessórias.
Conclusão
Implementar uma plataforma de compliance tributário envolve diversos aspectos que precisam ser cuidadosamente planejados. Desde o cálculo de impostos até a integração com o ERP, passando pela emissão e captura de notas fiscais e a entrega de obrigações acessórias, cada etapa é essencial para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as regras fiscais e evite penalidades.
Ao adotar uma solução robusta, que automatiza processos e reduz o risco de erros, sua empresa ganha em eficiência, segurança e tranquilidade, podendo focar em seu crescimento sem se preocupar com a complexidade tributária. Nesse cenário, plataformas como a Brinta se destacam ao oferecer um motor fiscal eficiente, mensageria integrada e uma solução completa para apuração e entrega de obrigações, proporcionando um compliance automatizado, ágil e adaptável às exigências fiscais de qualquer jurisdição.